De uiteindelijk belanghebbende (UBO) van een bedrijf

Ken je klant

CDD, wie kent het niet? Customer Due Diligence is niet meer uit de financiële wereld weg te denken. Dit proces - ook wel bekend als Know Your Customer (KYC) of Ken-Uw-Klant – zorgt ervoor dat u en wij weten met wie we zakendoen. Komende tijd gaan wij bedrijven waar we nog een aantal gegevens van nodig hebben benaderen. Hieronder lees je waarom, om welke gegevens het gaat en hoe we het gaan doen.

Waarom is CDD nodig? 

Integriteit is voor ons erg belangrijk: we willen een betrouwbare partner zijn. Om dat te kunnen én te blijven, willen we onze klanten goed kennen. CDD is een basisvoorwaarde binnen de financiële dienstverlening. Alle financiële instellingen moeten hieraan voldoen het is onze wettelijke plicht: Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme en de Sanctiewet. Het voorkomt dat er via financiële instellingen wordt witgewassen, fraude wordt gepleegd of belasting wordt ontdoken. Maar ook dat criminele of zelfs terroristische activiteiten worden gefinancierd.

Wij beschouwen dit als onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij beoordelen nieuwe en bestaande klanten. Dit doen wij doorlopend. Samen dragen we hiermee bij aan de betrouwbaarheid van het financiële stelsel. 

Wij benaderen bedrijven

Bedrijven en organisaties vormen een bijzondere doelgroep. Bij een bedrijf of organisatie is niet (altijd) meteen te zien wie de eigenaar is of de zeggenschap heeft over het bedrijf. Wie is bijvoorbeeld bij een BV de grootaandeelhouder of hoe is de stemverhouding in een maatschap geregeld? Zo zijn er nog veel voorbeelden. Zaken die aan verandering onderhevig zijn zonder dat dit altijd bekend is.

Waar staat UBO voor?

De uiteindelijke belanghebbende in een bedrijf wordt aangeduid als de Ultimate Beneficial Owner (UBO). Dit is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van het bedrijf. Het kan ook de natuurlijke persoon zijn voor wiens rekening een transactie of activiteit wordt verricht. Willen wij onze klant kennen is het nodig dat ook deze personen bij ons bekend zijn. Daarnaast geldt ook een wettelijke verplichting voor het UBO-register.

Om welke rechtspersonen gaat het?

• BV/NV
• Stichting Administratiekantoor (STAK)
• Vennootschap Onder Firma (VOF) en Maatschap
• Commanditaire Vennootschap (CV)
• Stichtingen, Vereniging (behalve Vereniging Voor Eigenaren -VVE-) en Coöperatie

Welke informatie hebben we nodig?

Welke informatie wij aan de klant gaan vragen verschilt per rechtspersoon. Hieronder lees je welke documenten wij nodig hebben. Goed om te weten: indien het organogram aan de eisen voldoet kan het zijn dat de klant geen extra documenten hoeft aan te leveren.

• BV/NV
  • UBO-verklaring
  • Organogram
  • Certificaathoudersregister
  • Aandeelhoudersregister
  • Jaarverslagen    
• Stichting Administratiekantoor (STAK)
  • UBO-verklaring
  • Organogram
  • Certificaathoudersregister
  • Aandeelhoudersregister
  • Jaarverslagen  
• Vennootschap Onder Firma (VOF) en Maatschap
  • UBO-verklaring
  • Uittreksel kamer van Koophandel ( niet ouder dan 3 maanden)
  • Partnerschapsovereenkomst (vennootschapsverklaring)  
• Commanditaire Vennootschap (CV)
  • ​​​​​​​UBO-verklaring
  • Uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 3 maanden)
  • Partnerschapsovereenkomst (vennootschapsverklaring)
  • Participantenlijst
  • Prospectus
  • AFM-vergunning  
• Stichtingen, Vereniging (behalve Vereniging Voor Eigenaren -VVE-) en Coöperatie
  • ​​​​​​​UBO-verklaring
  • Statuten
  • Organogram
  • Jaarverslag
  • (ANBI-vergunning)
  • Uittreksel kamer van koophandel (niet ouder dan 3 maanden)

De gegevens van de klant zijn veilig

Om de gegevens die wij vragen te beschermen hebben wij maatregelen genomen. Zo voorkomen wij bijvoorbeeld dat de gegevens verloren gaan of ongevraagd worden gebruikt. Meer hierover vind je in ons privacystatement op www.aegon.nl/over-ons/privacy

Hoe benaderen we de klanten?

De klanten die het betreft krijgen vanaf begin oktober een brief van ons. In deze brief vragen we de klant om de opgevraagde gegevens, per direct aan ons te retourneren.

Hiervoor krijgt de klant 10 werkdagen de tijd. Indien een klant niet heeft gereageerd sturen we na deze 10 werkdagen een herinnering. Dat gebeurt met een aangetekende brief. De belangrijkste reden dat we dit via een aangetekende brief doen is dat we dan meteen controleren of het adres nog klopt. Reageert een klant niet op deze herinnering wordt na 5 werkdagen contact met de klant opgenomen, dat kan telefonisch. Mocht dit geen resultaat hebben ontvangt de klant een tweede en laatste herinnering.

Wat als een klant niet reageert?

De medewerking van de klanten is belangrijk. Het helpt ons te voldoen aan onze verplichtingen als poortwachter. Wordt niet binnen de aangegeven periode gereageerd kan dit gevolgen hebben voor onze relatie De wet verplicht ons om onze klantgegevens actueel te houden. Uiteraard hebben we liever niet dat dit gebeurt, daarom is het van belang dat de opgevraagde gegevens en documenten op tijd bij ons worden aangeleverd

Veel gestelde vragen

Bekijk de veelgestelde vragen. 

Heb je nog vragen?

Je kunt ook contact met ons opnemen via de mail: ubo.identificatie@aegon.nl of via de telefoon: 058 244 6200