Tips en tools voor gezond en gemotiveerd hybride werken

Veel medewerkers werken tegenwoordig deels vanuit huis. Dit ‘hybride werken’ biedt interessante voordelen, zoals meer concentratie en minder files. Ook de overheid roept op om er afspraken over te maken. Zo is een nieuwe situatie ontstaan, waarin je als werkgever je positie moet bepalen. Met als belangrijke vraag: wat betekent hybride werken voor de gezondheid en werkprestaties? Het is handig om te weten waar je bij deze manier van werken wel en niet verantwoordelijk voor bent. Maar ook om te bepalen in hoeverre je medewerkers vrij wilt laten of juist aan regels wilt binden.

Geen overheidsverplichting meer: de bal ligt bij jou

Eén ding is duidelijk: de bal ligt bij jou. De coronaregels van de Rijksoverheid bevatten alleen nog een advies om thuis te blijven (en waar mogelijk te werken) bij klachten of een positieve test. Verder doet de overheid een oproep aan werkgevers om met medewerkers afspraken te maken die thuiswerken stimuleren. Hierbij vraagt het kabinet extra aandacht voor mensen met zorgen over hun gezondheid. Ook zij moeten veilig kunnen werken. Voor alle duidelijkheid: als werkgever kun je thuiswerken niet verplichten zolang de overheid dit niet doet. Je medewerkers hebben recht op toegang tot de werkplek en mogen zelf bepalen wat ze wel en niet in hun woning doen.

De meeste medewerkers hebben graag de keuze

Het kabinet verplicht dus niemand, maar is wel vóór hybride werken. Zo denken ook de meeste medewerkers erover: zij hebben graag de keuze. Sommigen willen het liefst helemaal niet meer naar kantoor, anderen zijn blij dat ze zijn verlost van werken aan de keukentafel. De grootste groep zit waarschijnlijk ergens tussen deze uitersten in en vindt het prettig om aan de hand van de situatie te kunnen variëren. Bijvoorbeeld door de rust van thuis op te zoeken voor concentratiewerk. En door de faciliteiten op kantoor te benutten voor samenwerking, overleg en gezelligheid. Deze flexibiliteit helpt mensen om zo effectief en productief mogelijk te zijn, zich verbonden te blijven voelen met collega’s, de werkstress te beheersen en werk en privé goed te combineren.

Je blijft op hoofdlijnen verantwoordelijk

Voor je hybride werken omarmt, is het goed om te weten waar je bij thuiswerken precies verantwoordelijk voor bent. De wet- en regelgeving voor gezond en veilig werken besteedt al sinds juli 2012 aandacht aan het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. De nieuwe regels die toen werden geïntroduceerd, hadden tot doel ‘Het Nieuwe Werken’ te bevorderen. Ze staan in het Arbobesluit, artikel 1.43 en verder en komen neer op een lichter regime van arboverplichtingen. Als werkgever blijf je uiteraard op hoofdlijnen verantwoordelijk. Zo moet je thuiswerken opnemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), voorlichting en instructie geven, arbodienstverlening bieden, psychosociale arbeidsbelasting tegengaan en zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek.

Sommige plichten vervallen deels of volledig

Er zijn echter ook uitzonderingen. Zo ben je bij thuiswerken niet verantwoordelijk voor elektra, toiletten, nooduitgangen, temperatuur, bedrijfshulpverlening en het voorkomen van valgevaar. Valt een medewerker bij kantoorwerk thuis van de trap, dan geldt dit normaal gesproken ook niet als arbeidsongeval. Verder hoef je volgens artikel 1.47 tweede lid en artikel 1.48 bij kantoorwerk thuis geen werktafel, stoel, computer en kunstverlichting ter beschikking te stellen als je medewerker hier zelf al over beschikt. De wetgever gaat er ook vanuit dat je geen direct toezicht kunt houden omdat je de werkplek niet zonder toestemming van je medewerker kunt betreden. Wel moet je een vinger aan de pols houden met (bijvoorbeeld) checklists, voorlichting en periodieke gesprekken.

Werkstress vraagt om extra aandacht

Een risico waar je bij hybride werken alert op moet zijn is werkstress. De optie van thuiswerken kan aan de ene kant de werkdruk verlagen. Medewerkers hebben geen reistijd en kunnen beter focussen. Aan de andere kant is echter ook verhoging van de werkdruk mogelijk. Bijvoorbeeld als medewerkers het gevoel krijgen altijd aan het werk en bereikbaar te moeten zijn. Of als ze hun collega’s missen en een hogere drempel ervaren om steun te vragen. Brengt thuiswerken veel online vergaderen met zich mee, dan kan dit ook een extra belasting opleveren. Om de stress binnen de perken te houden zijn vooral realistische targets belangrijk. Dit geldt zeker voor jonge, nog onervaren medewerkers. Zij hebben volgens onderzoek vaak de neiging om (te) veel van zichzelf te verwachten. Thuiswerken kan dit versterken en het lastiger maken om als leidinggevende bij te sturen.

Tip: doe je voordeel met deze adviezen en instrumenten

De arbocatalogus Gezondverbond.nl is ontwikkeld voor de verzekeringsbranche, maar de tips en instrumenten zijn geschikt voor vrijwel alle soorten kantoorwerk. Een greep uit de mogelijkheden:

• Het onderdeel tijd- en plaatsonafhankelijk werken bevat adviezen over thuiswerken, een checklist voor ergonomische inrichting van de thuiswerkplek en een overzicht van de wettelijke verplichtingen en uitzonderingen bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
• Ook het onderdeel beeldschermwerk biedt hulpmiddelen die bij thuiswerken relevant kunnen zijn, zoals een instructie voor ergonomisch gebruik van laptops, tips over werken met tablets en smartphones en adviezen over pauzes en beperking van het aantal uren beeldschermwerk.

Enige keuzevrijheid bieden is verstandig

Bewaak je de gezondheid goed, dan biedt hybride werken vooral voordelen. Deze komen het meest tot uitdrukking als je medewerkers enige keuzevrijheid gunt. Zo voorzie je waarschijnlijk ook het best in alle behoeften. Want of iemand nou overwegend thuis of op kantoor wil werken of hierin wil kunnen variëren: bij deze aanpak kan het allemaal. Hierdoor geeft deze flexibiliteit ook de kleinste kans op conflicten. Wel is het goed om je eigen verwachtingen en wensen duidelijk uit te spreken. Wil je niet dat er uitsluitend wordt thuisgewerkt, omdat spoedklussen dan steeds bij dezelfde mensen belanden? En zit je graag wekelijks met het team bij elkaar om het werk goed te verdelen en de werkstress te bewaken? Geef dit dan aan. Maak duidelijk dat het je om eenieders welzijn te doen is. Zo kweek je begrip en moedig je alle collega’s aan om dezelfde afweging te maken.

Bij vrijheid hoort verantwoordelijkheid

Nu we het over het uitspreken van verwachtingen hebben: het is goed om aan te geven dat vrijheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan. Vertel je medewerkers dat je erop vertrouwt dat iedereen een goede balans kan vinden tussen thuis en op kantoor werken. Maar schets ook wat mensen van jou minimaal moeten meewegen. Denk aan zaken als onderlinge contacten en betrokkenheid. En aan werkstress bij zichzelf en bij anderen. Op deze manier neem je een positieve grondhouding aan, maar kun je mensen ook aanspreken op minder goede keuzes. Je schenkt veel vertrouwen en biedt ruimte voor zelfmanagement, dat werkt motiverend. Maar je doet ook een beroep op collegialiteit en bewaakt de gezondheid en onderlinge verbondenheid. Zo blijf je een zorgzame werkgever, zoals de arbowetgeving voorschrijft.

Meer inspiratie, tips of tools nodig?

• Zorg dat je ergonomische knelpunten bij de medewerker thuis tijdig in zicht krijgt, laat alle thuiswerkers een checklist gezond beeldschermwerk invullen.
• Wijs je medewerkers op methoden om stress te herkennen en bespreekbaar te maken. Deze helpen hen om oog te hebben voor werkdruk bij collega’s.
• Wil je wegens hybride werken vaste werkplekken (deels) vervangen door flexibele? Bied dan een werkplekpaspoort voor het opslaan van persoonlijke werkplekinstellingen.