Veelgestelde vragen UBO

Iedere organisatie is anders, het kan zo zijn dat een ander bedrijf recenter klant is geworden bij Aegon, dat de benodigde gegevens aanwezig zijn in onze systemen of dat de bedrijfsstructuur van de organisatie eenvoudiger is dan die van u. Wij zullen altijd zoveel mogelijk gegevens (denk hierbij aan eigendoms- en zeggenschapsstructuur, bedrijfsactiviteiten, jaarrekeningen, etc.) van u proberen te verzamelen uit onafhankelijke en betrouwbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel, voordat we bij u aankloppen. Het is mogelijk dat wij onvoldoende en/of geen recente documenten kunnen vinden. In dat geval vragen we deze gegevens bij u uit zodat wij zeker weten dat dit de meest actuele gegevens zijn van u als onze klant.
 

Iedere financiële instelling in Nederland moet voldoen aan de verplichtingen die voortkomen uit de Wwft. Het doel hiervan is dat het financiële stelsel en diens dienstverlening betrouwbaar en veilig blijft. Dus niet alleen Aegon. Zelfs wanneer u besluit om de gevraagde gegevens niet aan te leveren bij Aegon, zult u bij iedere andere financiële instellingen dezelfde vraagstukken krijgen bij de acceptatieprocedure om aan de acceptatievoorwaarden te voldoen.

Een organogram is een schematische weergave van de concernstructuur. Het doel van een organogram is om de organisatiestructuur op een duidelijke en overzichtelijke manier weer te geven. Door de visuele weergave van de organisatiestructuur biedt het organogram inzicht in de werking, hiërarchie en interne relaties binnen het concern. Ook geeft een organogram inzicht in de eigendomsstructuur van een organisatie. Bij een indirect belang, geeft dit duidelijkheid over de belangen van de UBO(s) waarvoor u informatie dient aan te leveren.
Daarnaast is het uitgangspunt dat wij als uw financiële dienstverlener, uw organisatiestructuur kennen en begrijpen. Wij dienen inzicht te hebben in de structuur van uw concern om de eventuele complexiteit van de structuur te begrijpen en om te verifiëren waar financiële stromen vandaan komen en heengaan. Bij meer ingewikkelde structuren van ondernemingen, betekent dit dat er meer inspanningen kunnen worden verricht om de (internationale) aandelen- en beheersstructuur van de onderneming te begrijpen dan voor een Nederlandse eenmanszaak.
 

De term entiteit wordt gebruikt om een bestaande rechtspersoon/organisatie of onderneming aan te duiden. Hierbij spreek je dan over een juridische entiteit.

Een PEP is een Politically Exposed Person (in het Nederlands: een Prominent Publiek Persoon). Dit betreft personen aan wie een prominente publieke functie is toevertrouwd zoals;

1. 1. Het staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
2. 2. Parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
3. 3. Lid van het bestuur van een politieke partij;
4. 4. Lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat;
5. 5. Lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank (zoals de De Nederlandsche Bank);
6. 6. Ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
7. 7. Lid van een leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam or bestuurslichaam van een staatsbedrijf (LET OP: in Nederland kennen we geen bedrijven die aan de definitie van staatsbedrijf voldoen);
8. 8. Bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie (e.g. NAVO, Verenigde Naties, Europese Commissie of Interpol).

Naast deze functies zijn er nog vele andere functies welke worden bestempeld als een PEP, deze kunnen gevonden worden op de lijst van de Belastingdienst (Prominente publieke functies in de definitie van politiek prominente personen (belastingdienst.nl). Eveneens geldt de PEP-functie voor directe familieleden van de PEP of naaste geassocieerden van de PEP. Deze personen kwalificeren dan als een Relative Close Associate (RCA) en vallen tevens onder de PEP-definitie, ook al hebben deze personen geen openbare bekendheid. Een PEP blijft tenminste 12 maanden na de beëindiging van de politieke prominente functie als PEP kwalificeren.
 

Aegon gaat zorgvuldig met de gegevens van uw organisatie en uw werknemers om. U kunt erop rekenen dat wij dit nauwkeurig doen en dat uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars (Gedragscode) worden verwerkt.
Aegon kan bij de uitvoering van de dienstverlening andere bedrijven inschakelen zoals de postverzending, drukkerijen en automatiseringsdienstverleners. Indien deze bedrijven worden ingeschakeld, treft Aegon de vereiste contractuele maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens veilig en zorgvuldig worden verwerkt. Wanneer een mogelijke samenwerkingspartner dit niet kan garanderen, zullen wij geen samenwerking met deze partij aangaan.
Daarnaast houdt de Rijksoverheid toezicht op financiële instellingen. Dit toezicht is geregeld in de Wet op Financieel Toezicht (Wft). De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voeren dit toezicht uit. Daarnaast spelen de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument en Mark (ACM) nog een rol. Deze autoriteiten mogen speciale onderzoeken uitvoeren bij financiële instellingen, hierbij kunnen zij persoonsgegevens opvragen.
Belangrijk om te weten is dat Aegon enkel vanuit een wettelijke verplichting gegevens deelt met overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, AFM, DNB, AP en ACM. Deze organisaties hebben deze gegevens nodig om controle uit te voeren op de naleving van onze wettelijke plichten, zoals het bestrijden en voorkomen van witwassen en terrorisme financiering.
 

Heeft u vragen ontvangen via de mail, per post of bent u gebeld door een onbekend nummer? In de huidige maatschappij begrijpen en stimuleren wij dat u voorzichtig bent. Aegon neemt zowel via de mail, telefonisch en per post contact met u op. Bij de uitvraag gebruiken wij diverse begrippen zoals KYC (Know Your Customer), klantonderzoek en CDD (Customer Due Diligence). Bent u nog niet gerustgesteld? Neem dan gerust contact met ons op dat kan via onderstaand telefoonnummer of emailadres, onze medewerkers zijn er om u verder te helpen.

Telefoonnummer waarvan u benaderd kunt worden is: 058 244 6200
Emailadres waarvan u benaderd kunt worden is: ubo.identificatie@aegon.nl
 

Wees gerust we zullen niet zomaar over gaan tot het nemen van maatregelen. U zult van ons nog een aantal herinneringen ontvangen. U kunt uiteraard ook altijd contact met ons opnemen.
 

Door drukte in het verwerken van de formulieren die bij ons binnenkomen kan het zijn dat de verwerking iets langer in beslag neemt dan u van ons gewend bent. Ook kan het gebeuren dat uw reactie en de herinnering elkaar kruisen. Wanneer u al gereageerd hebt kan je de herinnering als niet verzonden beschouwen. Uiteraard mag u ook contact met ons opnemen, wij zoeken het graag voor u uit.
 

Wees gerust we zullen niet zomaar over gaan tot het nemen van maatregelen. U ontvangt van ons nog een aantal herinneringen. Wanneer u uiteindelijk niet de gevraagde informatie bij ons aanlevert kan dat helaas gevolgen hebben voor onze relatie. Uiteindelijk kan het niet aanleveren van de gevraagde informatie ertoe leiden dat Aegon de relatie met u moet heroverwegen.