Verzuim en privacy: dit mag wél

Bij privacyregels ligt de nadruk vaak op wat niet mag – ook als het gaat om het aanpakken en voorkomen van verzuim. Wij leggen liever uit wat er wél mag. Zodat jij in gesprek kunt blijven met je werknemers en samen het verzuim kunt beperken.

Als werkgever kun je best eens het gevoel hebben dat privacyregels het lastig maken om op een goede manier om te gaan met het verzuim van je medewerkers. Je wilt bijvoorbeeld graag contact houden met je zieke werknemer, maar waar mag je het dan over hebben? Vooral sinds het aanscherpen van de privacyregels met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018 leeft de angst om in zo’n geval regels te schenden. Laat je door zulke angst niet tegenhouden. Want zowel je werknemer als jijzelf zijn erbij gebaat dat je verzuim tijdig aanpakt – en liefst voorkomt. Daarbij geldt: er mag meer dan je denkt. Hieronder geven we 3 tips voor preventie en 3 voor verzuimbegeleiding.

3 Tips voor preventie

1.      Vraag werknemers hoe het gaat

Verzuimmanagement begint al voordat je werknemers ziek zijn. Het is belangrijk dat je een goede onderlinge band ontwikkelt en onderhoudt. Dat je alert bent en signalen tijdig oppikt en bespreekbaar maakt. Vraag je werknemers regelmatig hoe het met ze gaat – zeker als je bijvoorbeeld merkt dat iemand moe is of meer fouten maakt. Wees betrokken. Vraag door. Laat weten hoe belangrijk je het vindt dat iedereen zich goed voelt. En dat je altijd bereid bent om hulp te bieden en te zoeken als daar behoefte aan is.

2.      Zoek een anonieme oplossing

Vermoed je bijvoorbeeld dat iemand stress ontwikkelt door zijn financiële situatie? Dan kun je die persoon in kwestie niet zomaar adviseren om een budgetcoach in te schakelen. Wel kun je, zoals hierboven aangegeven, subtiel het gesprek aangaan en doorvragen. En als dezelfde problematiek bij meerdere werknemers speelt, kun je bijvoorbeeld een budgetcoach uitnodigen om een presentatie te houden voor het hele team. Of wijzen op platform 'Wijzer in geldzaken'. Zo bied je hulp zonder dat iemands privacy in het geding komt.

3.      Kies een passend abonnement bij je arbodienst

Het is niet aan jou om werkgevers te adviseren over hun gezondheid – ook niet uit voorzorg. Schakel daarom experts in die dat wel mogen en kunnen. Wist je bijvoorbeeld dat je arbodiensten ook kunt inzetten voor preventieve dienstverlening? Zorg er daarom voor dat je kiest voor een passend arbo-abonnement. Kies je voor een fullservice abonnement, zoals het MKB Verzuimplan, dan is het preventieve spreekuur van de bedrijfsarts meestal bij de prijs inbegrepen. Daarnaast kan de arbodienst preventieve interventies voorstellen, die uitval kunnen voorkomen. Het is de moeite waard om daarin te investeren. Voorkomen is niet alleen beter dan genezen. Preventie kost je uiteindelijk ook veel minder dan verzuim. Zorg dat de mogelijkheden bekend zijn bij je werknemers. Bijvoorbeeld om een gesprek aan te vragen met een bedrijfsarts of maatschappelijk werker.

3 Tips voor verzuimbegeleiding

1.      Stel vragen die de privacy respecteren

Als je werknemer zich ziek meldt, is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. Zo blijft de privacy van jewerknemer gewaarborgd. Vraag om te beginnen op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres je de zieke kunt bereiken en hoe lang de ziekte waarschijnlijk duurt. Vraag ook naar lopende werkzaamheden en afspraken, zodat je deze kunt opvangen. Je kunt vragen of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval, waarvoor je mogelijk aansprakelijk bent. Ook een verkeersongeval is relevant voor je: daarbij kun je de verzuim- en re-integratiekosten wellicht verhalen op de veroorzaker.

2.      Schakel een casemanager in

Verzorg je zelf de verzuimbegeleiding van je werknemers? Dan kun je soms in lastige situaties terechtkomen. Bijvoorbeeld omdat je vanuit je persoonlijke relatie met de werknemer dingen weet die je niet mag vastleggen in het verzuimdossier en ook niet mee mag nemen in de keuzes die je maakt. Dit kun je voorkomen door een casemanager in te schakelen. Zo hoef je je niet in bochten te wringen om je goede relatie te behouden. Een casemanager kan de situatie objectiveren en handvatten bieden waar jij en je werknemer niet zo snel aan denken. Bovendien kent een casemanager de privacyregels goed en weet hij precies wat hij wel en niet mag vragen, vastleggen en meewegen in beslissingen.

3.      Vertrouw op de expertise van de bedrijfsarts of arbodienst

Verwijs een zieke werknemer direct door naar de bedrijfsarts of arbodienst en laat die beoordelen wat er aan de hand is en welke beperkingen dit oplevert voor het werk. Neem de mogelijkheden die de bedrijfsarts noemt als uitgangspunt en kijk hoe je als werkgever kunt helpen om die mogelijkheden te benutten. Zo kom je samen tot de beste oplossing voor je werknemer en voor jezelf.

In het kort

Een goede verzuimaanpak begint met een betrokken en respectvolle werkgever. Zorg dat je weet wat er speelt en ga het gesprek aan. Bied passende hulp als dat nodig is en aarzel vooral niet om experts in te schakelen. Casemanagers, bedrijfsartsen en arbodiensten zijn er om je te helpen. Zij hebben de kennis en ervaring om de situatie van je werknemer goed te beoordelen. Bovendien weten ze precies waar de grenzen van je mogelijkheden liggen.

Wil je meer weten of heb je nog vragen? Je kunt onze casemanagers altijd bellen voor advies op 088 3440053 (optie 2, optie 6).