Hybride (samen)werken: zó bewaak je het ‘wandelgangenkapitaal’

Bij veel organisaties werken medewerkers momenteel afwisselend thuis en op kantoor. Een belangrijk aandachtspunt bij dit ‘hybride werken’ is dat je als werkgever de gezondheid en de werkprestaties goed bewaakt. Dit gaat veel verder dan alleen het kennen van de wettelijke normen en het vaststellen van je eigen bedrijfsregels. Want hoe zit het met de verbinding als collega’s elkaar minder vaak zien doordat ze minder vaak samen op kantoor zijn? Hybride werken heeft gevolgen voor de samenhang en de collegiale verbinding. Er kan druk ontstaan op het ‘wandelgangenkapitaal’: de positieve effecten van spontane contacten en ontmoetingen. Luid het nieuwe jaar slim in en investeer in het verbinden van je werknemers!

Dus hoe voorkom je dat medewerkers het contact met elkaar kwijtraken en te weinig meekrijgen van wat er zoal speelt binnen je organisatie? In deze blog delen we hierover 5 tips, grotendeels gebaseerd op onze eigen ervaringen. Omdat we behalve verzekeraar óók werkgever zijn.

Tip 1: breng mensen bij elkaar

Hoe je het ook wendt of keert, verbinding met de collega’s en de organisatie is bij hybride werken minder vanzelfsprekend. Daarom is het verstandig hier bijzondere aandacht aan te besteden. Dit begint bij het letterlijk en figuurlijk bij elkaar brengen van mensen. Creëer bijvoorbeeld een aantrekkelijke plek op het kantoor waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Of waar mensen samen een spel kunnen spelen, bijvoorbeeld met een tafeltennistafel. De kunst is om een goede balans te vinden tussen flexibiliteit en een structuur die collega’s de kans geeft om elkaar te treffen.

Zo doen we dat bij Aegon: Frank van Wessel, directeur Aegon Schadeverzekering N.V.: 'We hebben door de coronacrisis gemerkt dat we thuis ook heel productief zijn. Maar samenwerken gaat thuis een stuk lastiger. Daarom besteden we veel aandacht aan de onderlinge relatie en zijn er goede ontmoetingsplekken op kantoor gecreëerd. Niet alleen het werk wordt dan leuker, complexe zaken gaan ook sneller. En het is nog gezellig ook! Collega’s naar kantoor laten komen stimuleren we ook met bruisende borrels én met optie om op kantoor een balletje (tafeltennis) te slaan met collega’s'

Tip 2: maak het leuk!

Elkaar ontmoeten moet vooral geen verplicht nummer zijn. Het is juist zaak om het leuk te maken, zodat medewerkers er (nog meer) plezier in hebben om elkaar tegen het lijf te lopen of op te zoeken. Dit wil zeker niet zeggen dat je als werkgever alleen maar feesten en partijen moet organiseren. Ook serieuze zakelijke bijeenkomsten mogen sprankelen! Laat zien dat je tijd en energie steekt in bijvoorbeeld de sfeer, de aankleding en catering.

Zo doen we dat bij Aegon: Karen Lange, communicatiespecialist: ‘We zijn actief en doelbewust aan de slag gegaan met onze medewerkersbijeenkomsten. We hebben een concept bedacht dat als kapstok dient voor alle bijeenkomsten en bij onze purpose past. Met een naam en thema (BRUIST!) zorgen we voor herkenbaarheid en verbinding. BRUIST! is energiek en interactief. Het toont aan dat we dit met aandacht organiseren. Bijkomend voordeel: we creëren zo ook samenhang tussen de verschillende bijeenkomsten.’

Tip 3: speel in op uiteenlopende behoeften

Sommige medewerkers hebben meer behoefte aan contact en verbinding dan andere. Dit kan een kwestie van persoonlijke voorkeur zijn. Het kan echter ook voortkomen uit de positie waarin iemand verkeert binnen de organisatie of in zijn loopbaan. Zo kan een ervaren senior zich vaak prima zelf redden. Terwijl een jonge en nog minder ervaren collega juist behoefte heeft aan wat sturing, feedback en contact met collega’s. Het is goed om oog te hebben voor dit soort verschillen en daar actief op in te spelen. Voor sommige groepen medewerkers kan dit echt het verschil maken tussen floreren of vastlopen.

Zo doen we dat bij Aegon: Karen Lange: ‘Vergeet in elk geval niet om een warm welkom te organiseren voor nieuwe medewerkers. In onze ervaring heeft vooral deze groep meer behoefte aan echte ontmoetingen met collega’s. Niet alleen om snel inzicht te krijgen in de dynamiek van een organisatie. Ook om een beetje de kunst af te kijken: “Aha, zo werkt dat hier.”’

 

Tip 4: benut de meerwaarde van samenzijn

Medewerkers kunnen een heleboel taken digitaal en op afstand doen, zelfs overleggen en informatie uitwisselen. Toch heeft het bij diverse samenwerkingstaken onmiskenbare meerwaarde om fysiek in dezelfde ruimte te zijn. Denk bijvoorbeeld aan brainstormen, discussiëren of draagvlak vinden voor gezamenlijke besluiten. Fysiek samenzijn is hierbij direct van invloed op de sfeer, het enthousiasme, de spreekwoordelijke ‘temperatuur van de kamer’. Moedig medewerkers aan om voor dit soort zaken op het werk af te spreken en laat zien dat je hier zelf ook bewuste keuzes in maakt. Zo ervaren mensen de meerwaarde van samenzijn en leren ze om die op de juiste momenten te benutten.

Zo doen we dat bij Aegon: Frank van Wessel over kantoordagen: ‘Op zo’n dag vindt bijvoorbeeld het vaste teamoverleg plaats. Dit maakt het aan de ene kant natuurlijk om op die dag sowieso naar kantoor te komen. Aan de andere kant laten we zien dat we het samenzijn op zo’n moment oprecht belangrijk vinden. Overigens organiseren we ook bijeenkomsten die medewerkers echt alleen ‘in real life’ kunnen bijwonen. En dus niet via Microsoft Teams. Ook dat is een trigger voor collega’s om naar kantoor te komen.’

Tip 5: steek energie in relaties

Elkaar minder zien en spreken zet druk op relaties. Tussen collega’s onderling, maar zeker ook tussen medewerker en leidinggevende. Die laatste staat voor de opgave om een team aan te sturen en te ondersteunen waarvan de leden zich geregeld op allerlei locaties bevinden. Dit maakt het extra belangrijk om actief het contact te onderhouden en signalen te verzamelen over hoe alles loopt. Maak hier dus tijd en energie voor vrij. Zorg bij voorkeur dat het een gewoonte wordt, een normaal onderdeel van het dagelijkse werk. Bijvoorbeeld door bij contactmomenten, in welke vorm dan ook, standaard (ook) te informeren naar hoe het met iemand gaat.

Zo doen we dat bij Aegon: Frank van Wessel: ‘Goed hybride leidinggeven is in mijn ogen tegelijkertijd cruciaal én allerminst vanzelfsprekend. Ik moedig onze leidinggevenden aan om bij hybride werken geregeld te checken hoe het met iemand gaat, niet alleen zakelijk maar ook privé. Zelf doe ik dat ook, zodat collega’s het ervaren als een normaal onderdeel van onze cultuur. Als leidinggevende is het je taak om het gesprek aan te blijven gaan zodat je weet wat er bij de ander speelt. Zo voorkom je niet alleen dat mensen vereenzamen of overbelast raken. Het levert uiteindelijk ook betere werkprestaties op.’

Meer inspiratie of tips nodig?

• Lees ook de blog Tips en tools voor gezond en gemotiveerd hybride werken.
• Bekijk de rapportage Experimenteren met het werken thuis en op kantoor die het ministerie van SZW heeft gepubliceerd. Deze bevat naast ervaringen ook praktische tips en inspiratie.