Voorkom onnodige kosten: meld uw herstelde werknemer direct beter

Als een werknemer zich na ziekte beter meldt, bent u waarschijnlijk blij dat hij zijn werkzaamheden weer (deels) kan uitvoeren. Vergeet te midden van die blijdschap niet om het herstel te melden bij uw arbodienstverlener en verzuimverzekeraar. Dit moet meestal binnen twee werkdagen. Tijdig melden voorkomt onduidelijkheid, gedoe en kosten die uw bedrijfsvoering kunnen hinderen.

Voorkom dat u moet terugbetalen

Meldt u herstel te laat, dan kan uw verzekeraar de hoogte van uw verzekeringsuitkeringen niet goed berekenen. U ontvangt dan niet de juiste bedragen en moet dus terugbetalen. Dit geeft vervelend administratief gedoe. Let extra op als uw werknemer niet meteen volledig aan het werk gaat, maar opbouwt naar 100% inzetbaarheid. U moet dan ieder deelherstel tijdig melden, want u heeft alleen recht op uitkeringen voor het deel dat hij nog ziek is. Vindt u het lastig om de mate van deelherstel te berekenen? Dat is beslist geen schande, dit is specialistisch werk. Vraag uw arbodienst of Aegon om advies als u er zelf niet uitkomt.

Vermijd onduidelijkheid bij uw arbodienst

Een tijdige herstelmelding voorkomt ook onduidelijkheid bij uw arbodienst. Bij langdurige ziekte hoort u zich na uiterlijk 6 weken te laten adviseren door een bedrijfsarts. Uw werknemer ontvangt dan een uitnodiging voor het spreekuur van de bedrijfsarts of diens praktijkondersteuner. Stel dat uw werknemer net voor zo’n oproep herstelt, maar dat u vergeet om dit door te geven. Dan gaat uw arbodienst ervan uit dat hij nog ziek is, wat leidt tot een onterechte oproep en mogelijk zelfs onnodig spreekuurbezoek. Dat is voor alle betrokkenen vervelend, maar zeker voor u. Want eventuele kosten komen voor uw rekening.

Pas extra op bij herhaald verzuim

Herstel kan broos zijn en dan is het extra oppassen rond tijdige herstelmeldingen. Is een werknemer tussen twee ziekmeldingen minder dan 28 dagen helemaal beter? Dan mogen én moeten u en uw verzekeraar de twee ziekteperioden als één doorlopende verzuimsituatie beschouwen. Het is om meerdere redenen belangrijk dat beide partijen hierbij uitgaan van de juiste gegevens.

• De meeste verzuimverzekeringen kennen een eigenrisicoperiode die bij iedere nieuwe verzuimmelding gaat lopen. Dat wil zeggen: tenzij er minder dan 28 dagen zijn verstreken sinds een werknemer hersteld is gemeld. De verzekeraar kan alleen correct vaststellen of een nieuwe eigenrisicoperiode u bespaard blijft als die melding tijdig was. Ook hier voorkomt een tijdige melding dus vervelende terugbetalingen achteraf.
• UWV hanteert dezelfde periode van 28 kalenderdagen bij het vaststellen van de wettelijke re-integratieverplichtingen. Hieraan zijn vaste termijnen gekoppeld, die u gemakkelijk kunt overschrijden als er een verkeerde hersteldatum in de boeken staat. Helemaal omdat uw verzekeraar en arbodienst u dan ook niet voor overschrijdingen kunnen behoeden. Een voorbeeld maakt duidelijk hoe het fout kan gaan.

Voorbeeld: van te late herstelmelding naar vervelende loonsanctie

Martine van Delft, medewerkster van bouwbedrijf Janssen, heeft zich op 6 januari ziekgemeld. 10 weken later, op 17 maart, meldt ze zich weer beter. Werkgever Peter Janssen meldt dit herstel per ongeluk pas na 5 dagen bij zijn verzekeraar en arbodienst, in plaats van binnen 2 werkdagen.

Na 30 dagen meldt Martine zich weer ziek. Volgens de wet start nu een nieuwe verzuimperiode, waarin Peter alle verplichte stappen opnieuw moet doorlopen. Door zijn te late herstelmelding gaat hij echter uit van een doorlopende verzuimperiode. Tegen de tijd dat duidelijk is hoe het zit, heeft Peter al diverse wettelijke termijnen overschreden.

Omdat zijn verzekeraar te veel heeft uitgekeerd, moet Peter geld terugbetalen. Helaas is dat pas het begin van zijn ellende. Martine herstelt namelijk niet meer en doet een WIA-aanvraag. UWV toetst of Peter zich aan alle termijnen heeft gehouden. Dit is door zijn te late herstelmelding niet het geval. Uiteindelijk legt UWV een loonsanctie op: Peter moet het loon van Martine langer doorbetalen. Omdat de fout bij hem ligt, draait Peter zelf op voor de kosten. Hij kan geen aanspraak maken op een eventuele Poortwachtergarantie die sommige arbodiensten bieden.

Waar moet u melden?

Als werkgever bent u altijd zelf eindverantwoordelijk in een verzuimdossier. Check daarom altijd bij wie u moet melden en of één melding voldoende is:

• Bij verzekeringen waarbij u uw eigen arbodienstverlener(s) kunt kiezen, bijvoorbeeld het Aegon Gezond Werkplan, is er niet altijd een systeemkoppeling. U moet dan mogelijk twee meldingen doen: in het werkgeversportaal en bij uw arbodienst. Bij ons krijgt u hier een melding van, maar het is altijd goed als u zelf ook alert bent. Bij twijfel kunt u natuurlijk altijd even navraag doen waar u moet zijn.
• Zijn de systemen van verzekeraar en arbodienstverlener aan elkaar gekoppeld, zoals bij het Aegon MKB Verzuimplan, dan bent u met één melding klaar.