Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

Voor het aangaan en uitvoeren van onze dienstverlening

Als je bij ons klant wilt worden hebben wij je persoonsgegevens onder andere nodig om een offerte uit te brengen, je aanvraag te beoordelen en een overeenkomst af te sluiten en uit te voeren. Wij hebben ook financiële gegevens nodig om je een factuur te sturen en betalingen af te schrijven. Ook gebruiken we je gegevens om je informatie en advies te geven over onze producten en diensten. Daarnaast gebruiken we jouw gegevens om de producten en diensten te kunnen uitvoeren, zoals jouw claims te kunnen afhandelen, jouw declaraties, schades en klachten.

Als je de gegevens die we aan je vragen niet met ons wilt delen dan kunnen wij geen overeenkomst met je aangaan.

Wij doen dit op basis van de grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Te voldoen aan wet- en regelgeving

Er zijn wetten die ons verplichten je persoonsgegevens op te vragen, te bewaren en soms aan andere partijen te verstrekken.

• Van de belastingwetgeving en toezichtwetgeving moeten wij je identiteit vaststellen.
• De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht ons je identiteit vast te stellen en te controleren. En na te gaan of je voorkomt op nationale en internationale risico- en sanctielijsten. Lees meer onder ‘Uitvoeren van klantonderzoek’.
• Volgens de Wet op het financieel toezicht zijn wij verplicht om een risicoprofiel van je op te stellen als je bij ons belegt.
• Als je een hypotheek of lening bij ons aanvraagt zijn wij verplicht je kredietwaardigheid te toetsen bij het BKR. En bepaalde betalingsachterstanden melden we bij het BKR.
• Wij verstrekken je persoonsgegevens aan justitie of toezichthouders (AP, AFM, ACM of DNB) als zij ons dat vragen en wij wettelijk verplicht zijn om die gegevens aan te leveren.
• In het kader van de beleggingsdienstverlening zijn wij verplicht telefoongesprekken, e-mails en chats vast te leggen. Wij doen dit op basis van de grondslag: wettelijke verplichting. Wij zijn vanuit de wet verplicht deze gegevens te verwerken.

Uitvoeren van klantonderzoek

Om witwassen en financieren van terrorisme te voorkomen zijn wij wettelijk verplicht onze klanten te kennen én geen relaties aan te gaan met personen die het vertrouwen in de financiële sector kunnen schaden. Daarom moeten wij, voordat wij een klantrelatie met je aangaan kijken of we je kunnen accepteren als klant. Dat houdt in dat wij je kunnen vragen om je te identificeren. En onderzoek kunnen instellen als je een bepaald vermogen hebt, een ongebruikelijke aflossing doet op je hypotheek of als er een ongebruikelijke transactie op je rekening plaatsvindt. Ongebruikelijke transacties moeten we daarnaast doorgeven aan de bevoegde opsporingsinstanties en toezichthouders, zoals de FIU-Nederland. Daarnaast moeten we controleren of je voorkomt op nationale en internationale risico- en sanctielijsten. En tijdens onze klantrelatie moeten we blijven onderzoeken of we je als klant kunnen behouden.

Na het afronden van het klantonderzoek krijg je een risicoprofiel toegekend. Het risicoprofiel bepaalt hoe vaak je en in welke mate je moet worden gemonitord. Afhankelijk van wat wij tijdens onze periodieke monitoring vinden, kan je risicoprofiel veranderen. Je risicoprofiel staat dus niet voor altijd vast.

De persoonsgegevens die we in het kader van het voorkomen van fraude verwerken, verkrijgen wij uit bronnen zoals Stichting CIS (Centraal informatiesysteem), het kentekenregister, Handelsregister, Kadaster, BKR, kredietinformatiebureaus, niet afgeschermde berichten op social media-platforms en andere internetbronnen. Ook kunnen we in dit kader informatie van tipgevers of getuigen verwerken. We kunnen daarnaast informatie verzamelen door bijvoorbeeld onderzoek uit te (laten) voeren. Bij het uitvoeren van deze onderzoeken kan Aegon externe onderzoeksbureaus inschakelen. Met deze onderzoeksbureaus zijn afspraken gemaakt. Zij dienen zich te houden aan de geldende wet- en regelgeving voor het uitvoeren van de onderzoeken en het verwerken van persoonsgegevens. Aegon houdt zich aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit.

Met wie delen we je persoonsgegevens?

Aegon schakelt bij de uitvoering van de dienstverlening andere bedrijven in, zoals de postverzending, drukkerijen, hostingdiensten, incassobureaus en automatiseringsdienstverleners. Als je een adviseur/bemiddelaar hebt, kunnen we gegevens aan die adviseur/bemiddelaar verstrekken als dat nodig is om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Soms zijn we verplicht gegevens op basis van wetgeving aan derden te verstrekken. De hoofdcategorieën staan hieronder opgesomd.

Dienstverleners van Aegon om onze afspraken met jou na te komen

Aegon verstrekt je gegevens aan zakelijke dienstverleners als dat nodig is voor de dienstverlening. Dit kunnen samenwerkingspartners, volmacht partijen, notarissen, herverzekeraars, herstellers, re-integratiebureaus, expertisebureaus of arbodiensten zijn. Maar wij kunnen ook jouw persoonsgegevens delen met je advocaat of zaakwaarnemer als je ons daarom vraagt.

Aegon verstrekt daarnaast persoonsgegevens aan het Verbond van Verzekeraars. Het Verbond ondersteunt Aegon en de branche ten behoeve van statistisch onderzoek in het kader van risico- en schadelastbeheersing. De resultaten van de onderzoeken zijn altijd geaggregeerd en niet op jou gericht.

Deze dienstverleners zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de wet.

Je bemiddelaar of werkgever

Als een bemiddelaar voor jou een product bij ons afsluit of een schade bij ons meldt, wisselen wij persoonsgegevens met je bemiddelaar uit. Dit doen wij zolang je een overeenkomst met ons hebt. Je kunt in MijnAegon per product zien wie je bemiddelaar is. De bemiddelaar is zelf verantwoordelijk dat hij jouw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de wet. Kijk op de website van je bemiddelaar om na te gaan hoe met je persoonsgegevens wordt omgegaan. Als je werkgever een bemiddelaar of adviseur heeft ingeschakeld wisselen we ook gegevens met deze partij uit.

De overheid, toezichthouders en deurwaarders

De Rijksoverheid houdt toezicht op financiële instellingen. Dit toezicht is geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft). De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voeren dit toezicht uit. Daarnaast spelen de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument en Markt (ACM) nog een rol. Zij mogen speciale onderzoeken doen bij financiële instellingen. Het is hen toegestaan om gegevens van personen bij Aegon op te vragen als zij die gegevens nodig hebben voor een onderzoek.

Als er een wettelijke plicht is deelt Aegon persoonsgegevens met overheidsorganisaties, zoals de Belastingdienst, het UWV en de organisaties die toezicht houden op de activiteiten van Aegon. Deze organisaties hebben je persoonsgegevens nodig voor hun taken, zoals je aanslag inkomstenbelasting of voor het verifiëren van je gegevens aan de hand van je Burgerservicenummer. Ook worden gegevens gedeeld met deurwaarders als daar een wettelijke plicht voor bestaat.

Waarborgfonds Eigen Woningen (WEW) bij een hypotheekaanvraag met NHG

Sluit je een lening af met Nationale Hypotheek Garantie (NHG) voor je koopwoning? Dan worden je persoonsgegevens uitgewisseld met stichting Waarborgfonds Eigen Woningen (WEW) voor borgstelling van de NHG, waaronder begrepen het beheer en kwijtschelding.

BKR bij een hypotheekaanvraag

Als je een hypotheek of lening aanvraagt, voert Aegon een kredietwaardigheidsonderzoek uit. Dat houdt in dat wij bij de Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR) met je persoonsgegevens in het Centraal Krediet Informatiesysteem (CKI) toetsen of er een kredietrisico bestaat. Door een toetsing te doen, kunnen wij beter inschatten of je financieel in staat bent om je financiële verplichtingen aan ons te voldoen. Onder andere op basis van die informatie besluiten we of we de aangevraagde lening verstrekken of niet. De toetsing bij BKR is een hulpmiddel om je een verantwoord krediet te kunnen verstrekken. Verder moeten wij bepaalde betalingsachterstanden melden aan BKR. Het BKR is er zelf verantwoordelijk voor dat zij jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de wet.

Politie en justitie

Als autoriteiten en opsporingsinstanties, zoals politie en justitie, persoonsgegevens bij ons opvragen, verstrekken wij die uitsluitend als Aegon hiertoe wettelijk verplicht is. En als door ons fraude wordt vastgesteld, kunnen wij aangifte doen bij de politie. Ook zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde transacties die op basis van de Wwft ongebruikelijk zijn te melden aan FIU-Nederland.

Financiers bij een financieringsaanvraag

Aegon kan je hypotheek overdragen aan financiers. Deze financiers hebben bepaalde gegevens, zoals hypotheekkenmerken, nodig om risico’s te kunnen inschatten. In het kader van controle-doeleinden, kan een financier hypotheekdossiers bij Aegon inzien. Wanneer je hypotheek is overgedragen aan een financier, dan verstrekt Aegon je hypotheeknummer, naam en adres aan een notaris ter bewaring. Alleen als Aegon niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen, worden deze gegevens aan de financier verstrekt.

Andere Aegon ondernemingen

Als je klant bent van Aegon, kunnen wij persoonsgegevens van je uitwisselen met ondernemingen die werken onder de naam Aegon. Onze klantenservice gebruikt één klantadministratie om te zien welke producten je bij ons hebt, zodat we je snel te woord kunnen staan. Wij kunnen je dan ook beter helpen en een ander product of andere dienst aanbieden als er een bepaalde gebeurtenis in je leven is. Zoals een verhuizing. Onder de gegevens die we binnen onze klantenadministratie gebruiken, vallen gegevens over het product of de producten die je bij ons hebt, betaalgegevens, marketinggegevens en (bij verzekeringen) claimgegevens. Daarnaast wisselen we gegevens uit om onze producten en diensten te kunnen uitvoeren.

Ook wisselen we je persoonsgegevens binnen Aegon uit, waaronder met Aegon Bank N.V. handelend onder de naam Knab, voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude, witwassen en financieren van terrorisme te voorkomen en te bestrijden.

Andere financiële instellingen

Aegon kan gegevens over je opvragen bij andere financiële instellingen. Bijvoorbeeld of je in het verleden betaalachterstanden hebt gehad of dat je je contract niet hebt nageleefd.

Externe frauderegisters

Aegon wil geen klanten die in het verleden hebben gefraudeerd. Daarom kunnen wij, voordat je klant bij ons wordt, gegevens over je opvragen bij Stichting CIS. Stichting CIS heeft een databank waarin alle ingediende schadeclaims die bij verzekeraars zijn ingediend worden bijgehouden. Als je een schade bij ons meldt, registreren wij deze schade ook in het register van de Stichting CIS. Kijk voor meer informatie en je rechten op www.stichtingcis.nl. Daar vind je ook het privacyreglement van Stichting CIS. Daarnaast kunnen wij gegevens van je opvragen bij Stichting Fraudebestrijding Hypotheken (SFH) als je een hypotheek bij ons wilt afsluiten. SFH heeft een databank waar iedereen in staat die in het verleden hypotheekfraude heeft gepleegd.

Partijen buiten de EER

Binnen de EER (Europese Economische Ruimte), dit zijn de landen van de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland, geldt de AVG. Landen buiten de EER hebben andere regels als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens.

Het kan voorkomen dat Aegon jouw gegevens deelt met leveranciers met wie we samenwerken of derden, in landen buiten de EER. Bijvoorbeeld wanneer je in een land buiten de EER een ongeluk krijgt. Het kan dan nodig zijn dat wij gegevens van jou uitwisselen met een partij in dat land, zodat jij daar geholpen kunt worden. Voor het uitwisselen van gegevens met partijen buiten de EER maken wij passende afspraken over het veilig verwerken van deze gegevens, zodat je gegevens altijd goed beschermd zijn.

Voor het automatiseren van processen op kantoor maken wij gebruik van een leverancier in India. Voor de gegevensuitwisseling met deze leverancier maken we gebruik van standaardbepalingen met betrekking tot gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie

Geautomatiseerde besluitvorming

Aegon kan gebruik maken van een geautomatiseerd proces voor het beoordelen van een aanvraag van een verzekering of een schademelding, zodat wij je sneller en beter kunnen helpen. De gegevens die je invult bij de aanvraag van een verzekering worden automatisch getoetst aan onze acceptatiecriteria. Ook wordt bij een schademelding automatisch de door jouw ingevulde gegevens getoetst om te beoordelen of een schade gedekt is. We controleren of de gegevens juist zijn en er wordt een besluit genomen aan de hand van andere door jou ingevulde gegevens, risicogegevens, fraude gegevens en gegevens uit (openbare) bronnen zoals de CIS-databank. Als de uitkomst is dat de aanvraag geaccepteerd kan worden of dat de schade uitgekeerd kan worden, dan wordt de aanvraag automatisch geaccepteerd of de schadeclaim automatisch uitgekeerd. Indien er een afwijking in het reguliere proces plaatsvindt, bijvoorbeeld bij een afwijzing, opslag of gedeeltelijke uitsluiting, wordt deze altijd beoordeeld door een medewerker van Aegon. Mocht je het niet eens zijn met een automatisch genomen besluit dan kun je bezwaar maken en zal een medewerker jouw bezwaar beoordelen

Profilering

Wij maken profielen van onze klanten op basis van de gegevens die wij verzamelen. Wij doen dit om risico’s te beheersen, verbanden te leggen, fraude tegen te gaan, witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen. Maar ook om je premie beter te kunnen inschatten. Wij noemen dit profilering.

Als voorbeeld kun je denken aan je postcode en de kans op schade. Dat heeft invloed op de premie die je voor je verzekering betaalt. We kunnen ook profileren bij marketingactiviteiten om relevante aanbiedingen te kunnen doen. Als je bijvoorbeeld al een autoverzekering hebt, laten wij geen advertentie over deze verzekering zien.