Alles over ons klantonderzoek

Het is belangrijk dat iedereen onze diensten veilig kan gebruiken. Daarom willen we onze klanten graag goed kennen.

We hebben een poortwachtersfunctie bij het voorkomen van financiële criminaliteit. Denk bijvoorbeeld aan witwassen en financiering van terrorisme. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht ons klantonderzoek te doen. In dit onderzoek controleren we:

De identiteit van onze klanten
Waarvoor producten worden gebruikt
Verschillende betalingen

Controle van je identiteit

De Wwft verplicht ons na te gaan of onze klanten ook echt de personen zijn met wie we zakendoen. We kunnen daarom naar je gegevens vragen. Ook als je al langere tijd klant bent of eerder bent geïdentificeerd.

Geen zorgen: je deelt je gegevens niet zomaar met iedereen. Je krijgt altijd bericht via een officieel communicatiekanaal van Aegon Cappital. Vertrouw je het niet? Neem dan voor de zekerheid contact op.

Dit kun je verwachten

Het kan zijn dat we contact met jou zoeken. Niet omdat we je niet vertrouwen, maar juist om jou als klant te beschermen en om criminele activiteiten op te sporen. We kunnen contact met je opnemen om:

Persoonsgegevens aan te vullen en/of te bevestigen
Vragen te stellen op basis van de bij ons bekende gegevens
Te controleren of informatie klopt

Heb je de gevraagde informatie aangeleverd? Fijn! Het kan zijn dat we nog vervolgvragen hebben. We nemen dan telefonisch contact met je op.

Heb je nog vragen?

Antwoord op enkele veelgestelde vragen vind je hieronder. Staat je vraag er niet tussen? Neem meteen even contact op. Goed om te weten: we kunnen alleen helpen als je klant bij ons bent. Bel je namens iemand anders? Dan mogen we geen informatie doorgeven.

Naar de klantenservice

Veelgestelde vragen

Wat houdt de Wwft in? En wat is het doel van deze wet?

Er zijn verschillende financiële instellingen. Denk aan banken, levensverzekeraars en hypotheekverstrekkers. Zulke instellingen moeten zich houden aan de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Doel van de wet is het bestrijden en voorkomen van witwassen van geld en het financieren van terrorisme. Financiële instellingen als Aegon Cappital hebben hierin een rol als poortwachter van het financiële stelsel.

De Wwft zorgt ervoor dat we goed op deze risico’s letten en met aandacht klantonderzoek doen. Dat maakt het voor criminelen moeilijk om geld wit te wassen of terrorisme te financieren.

Wat is een UBO?

De term UBO staat voor ultimate beneficial owner. In het Nederlands is dat de uiteindelijk belanghebbende. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Vaak de eigenaar van een organisatie. Of iemand die zeggenschap heeft. Iemand is voor ons een UBO als hij of zij:

Meer dan 25 procent belang heeft in het kapitaal van de relatie
Begunstigde is van 25 procent of meer van het vermogen van de relatie
Meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van de relatie
Feitelijke zeggenschap kan uitoefenen in de relatie
Een bijzonder zeggenschap heeft over 25 procent of meer van het vermogen van de relatie

Wat gebeurt er als ik de gevraagde gegevens niet aanlever?

Je medewerking is belangrijk. Alleen zo kunnen we voldoen aan onze verplichtingen als poortwachter. Reageer je niet binnen de aangegeven periode? Of doet je vertegenwoordiger of gemachtigde dat niet? Dat kan gevolgen hebben voor je relatie met ons. Het kan zelfs zijn dat we je producten bij ons moeten stopzetten. Dat doen we liever niet. Daarom is het van belang dat je de gevraagde gegevens en documenten op tijd bij ons aanlevert. Kun je de afspraken niet nakomen? Neem gerust contact op. Dan bespreken we de mogelijkheden.

Ik ben al heel lang klant bij jullie. Waarom wordt er nu pas om mijn gegevens gevraagd?

Toen je klant werd bij ons, heb je documenten en gegevens bij ons aangeleverd. Die hebben we gebruikt voor de identificatie en verificatie van je organisatie, de uiteindelijke belanghebbenden (ultimate beneficial owners, oftewel UBO’s) en de ondertekenaars van het contract. Maar er is inmiddels vast het een en ander veranderd. Misschien is je bedrijf gegroeid. Of zijn er medewerkers vertrokken en nieuwe mensen aangenomen. Of heeft je organisatie een andere eigenaar gekregen. Het is onze taak als jouw pensioenuitvoerder om te controleren of de gegevens die we hebben nog actueel zijn.

Is een UBO-verklaring of een registratie bij de KvK niet genoeg?

Het helpt enorm als je zelf al inzicht heeft gegeven in de UBO’s van je organisatie. Dat maakt onze zoektocht een stuk eenvoudiger. Toch zijn we verplicht om aan de hand van gegevens uit onafhankelijke bronnen de identiteit van de UBO’s te verifiëren.

Overige vragen

Voor wie geldt de Wwft?

De wet- en regelgeving in Nederland legt financiële instellingen verplichtingen op. Het doel? Zorgen dat de financiële dienstverlening veilig en betrouwbaar blijft. In artikel 1a van de Wwft staat een opsomming van de partijen voor wie de wet geldt:

Banken
Andere financiële instellingen (beleggingsinstellingen, pensioenuitvoerders, levensverzekeraars, betaaldienstverleners en meer)
Alle natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen die handelen in het kader van hun beroepsactiviteiten waarop de Wwft van toepassing is (accountants, advocaten, belastingadviseurs, bemiddelaars, trustkantoren en meer)

Lees voor wie de Wwft nog meer geldt.

De wet verplicht ons om klantonderzoek te doen. Werk je hieraan mee? Dan help je ons enorm.

Waarom voeren jullie een klantonderzoek uit?

Klantonderzoek is belangrijk voor financiële instellingen. Ook voor Aegon Cappital. We zijn namelijk poortwachter in de strijd tegen witwassen en de financiering van terrorisme. Nu is dit een verplichting vanuit de wet. Maar boven alles willen we een vertrouwde partner zijn voor jou als klant. Als we weten wie onze klanten zijn, is het makkelijker om criminele activiteiten in het financiële verkeer op te sporen. Daarom willen we van iedere potentiële klant weten of hij écht is wie hij zegt te zijn. Dus ook van jou. Zo gaan we alleen relaties aan met betrouwbare personen en organisaties. Dit draagt uiteindelijk bij aan de veiligheid van je financiën. En aan een integere financiële markt.

Worden mijn bedrijf, ikzelf of mijn werknemers verdacht van financiële criminaliteit wanneer jullie om deze gegevens vragen?

Nee, hoor. Dat we deze gegevens van je vragen betekent niet dat we je ergens van verdenken. We houden je gegevens bij ons graag volledig en actueel. Dat moet trouwens ook vanuit de wet. Zo zorgen we ervoor dat je veilig zaken met ons kunt blijven doen. En houden we de kans op financiële criminaliteit, zoals witwassen en de financiering van terrorisme, zo klein mogelijk.

Een ander bedrijf dat ik ken is ook klant bij jullie. Zij hoeven niets aan te leveren, waarom ik wel?

Iedere organisatie is anders. Het kan zo zijn dat het andere bedrijf nog maar kort klant is bij ons. Of dat we de benodigde gegevens al hebben. Of dat de structuur van dat bedrijf minder complex is. We zullen altijd zo veel mogelijk gegevens verzamelen uit onafhankelijke en betrouwbare bronnen. Denk hierbij aan de eigendoms- en zeggenschapsstructuur, bedrijfsactiviteiten en jaarrekeningen. Toch kan het gebeuren dat we extra informatie nodig hebben. In dat geval kloppen we bij je aan.

Wat gebeurt er als ik overstap naar een andere pensioenuitvoerder?

Iedere financiële instelling in Nederland moet voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zo blijft het financiële stelsel en de financiële dienstverlening betrouwbaar en veilig. Andere pensioenuitvoerders zullen je om dezelfde informatie vragen. Lever je de gegevens niet aan? Dan zal je bedrijf niet als klant worden geaccepteerd.

Goed om te weten: je hebt als werkgever de plicht om je pensioenovereenkomst onder te brengen bij een pensioenuitvoerder. Bovendien moet je de pensioenovereenkomst met je medewerkers nakomen. Zo staat het in de pensioenwet. Lever je de gevraagde gegevens niet aan bij de pensioenuitvoerder? Dan kom je de plicht naar je werknemers niet na en ben je in overtreding van de pensioenwet. Dat kan leiden tot hoge boetes.

Wat is een organogram? En waarom moet ik dat aanleveren?

Een organogram is een schematische weergave van de organisatiestructuur. Het biedt inzicht in de werking, hiërarchie en interne relaties binnen de organisatie. Ook laat het de eigendomsstructuur zien. Is er een indirect belang? Dan biedt een organogram duidelijkheid over de belangen van de UBO’s waarover je informatie moet aanleveren.

Wij moeten je organisatiestructuur kennen en begrijpen. Alleen zo kunnen we vaststellen waar financiële stromen vandaan komen en heengaan. Heeft je bedrijf een ingewikkelde structuur? Dan is de kans groot dat we ons extra inzetten om de aandelen- en beheerstructuur van de onderneming te doorgronden.

Wat dient het organogram te bevatten?

Het organogram moet de entiteit van je organisatie bevatten. Maar ook alle bovenliggende entiteiten, tot aan de natuurlijke personen die als UBO kunnen worden aangemerkt. Een organogram bevat vaak vakjes met daarin de namen van de entiteiten die onderdeel zijn van de bedrijfsstructuur. Tussen de vakjes worden dan lijnen getrokken naar aandeel- of certificaathouders. Een lijn tussen de vakjes zonder percentage duidt op een volledige eigendomsstructuur tussen de entiteiten of tussen een entiteit en natuurlijk persoon. Is er geen sprake van volledig eigendom? Zet dan percentages bij de lijnen. Je kunt het organogram maken met PowerPoint.

Zet de volgende gegevens op het organogram:

Het eigendomspercentage per entiteit
Het KvK-nummer van elke entiteit (of eenzelfde registratienummer voor een buitenlandse entiteit)
De statutaire naam van elke entiteit
Het land van vestiging en oprichting van elke entiteit
Alle UBO’s met een eigendomsbelang van meer dan 25 procent, een belang van meer dan 25 procent van de stemrechten of een belang van meer dan 25 procent van de zeggenschap
Van ieder natuurlijk persoon de volledige geboortenaam, geboortedatum, nationaliteit en woonland, plus de aard en het percentage van het eigendom, de inleggelden en/of de zeggenschap
De datum en plaats van ondertekening
De voorletters en achternaam van de vertegenwoordigers
De handtekening van de vertegenwoordigers
De opmerking dat het organogram een correct en volledige weergave is van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur op het moment van tekenen

Bestaat je organisatie uit meer dan 4 lagen? Dan ontvangen we graag een gewaarmerkt organogram ondertekend door een onafhankelijke derde. Bijvoorbeeld een geregistreerde accountant, advocaat of notaris.

Wat is een entiteit?

Daarmee bedoelen we een juridische entiteit. Oftewel een bestaande rechtspersoon, organisatie of onderneming.

Waarom willen jullie weten wie de UBO’s zijn?

De wet verplicht ons te achterhalen wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn. Dit om te voorkomen dat criminele opbrengsten worden verhuld achter Nederlandse organisaties. Daarom heeft de Kamer van Koophandel het UBO-register opgesteld. Organisaties moesten vóór 27 maart 2022 hun UBO’s inschrijven. Zien we dat dit niet is gebeurd? Of dat de gegevens niet kloppen? Dan moeten we dit melden bij de Kamer van Koophandel.

Waarom vragen jullie naar de herkomst van het vermogen?

Er zijn 4 situaties waarin we naar de herkomst van het vermogen kunnen vragen:

Als de organisatie actief is in of een link heeft met landen in jurisdicties die:

Door de Europese Commissie of de FATF zijn geïdentificeerd als jurisdicties die in onvoldoende mate een systeem ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering hebben opgezet
Significante niveaus van corruptie of andere criminaliteit hebben (volgens geloofwaardige bronnen als de Corruption Perception Index)
Als belastingparadijzen worden beschouwd

Als de organisatie actief is in een branche met een hoog risico, bijvoorbeeld branches waarin veel contant geld omgaat. Of als een onderneming handelt in drugsgerelateerde producten, kansspelen of commercieel vastgoed. Of als het gaat om een religieuze of charitatieve instelling, zoals een stichting.
Als de bron van de middelen of het vermogen van de organisatie onvoldoende duidelijk is.
Als de UBO een PEP (politically exposed person) is.

Zijn er personen binnen de organisatie die extra geld inbrengen? Dan kunnen we naar de herkomst van het vermogen van die persoon vragen.

Wat moet ik doen om de herkomst van het vermogen aan te tonen?

We ontvangen graag een totaaloverzicht van het vermogen. Dat mag een ruwe schatting zijn en hoeft niet op de euro nauwkeurig te zijn beschreven. Een IB-aangifte is genoeg.

Daarnaast willen we zien hoe het vermogen is opgebouwd. Stel een verklaring op en stuur onderbouwende documentatie mee. Bijvoorbeeld jaaropgaven van je spaarrekening, een akte van de verkoop van een huis of een akte van erfenis.

Wat is een PEP?

Een PEP is een politically exposed person. In het Nederlands: een prominent publiek persoon. Denk aan:

Een staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris
Een parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan
Een bestuurslid van een politieke partij
Een lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat
Een lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank, zoals De Nederlandsche Bank
Een ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten
Een lid van een leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam or bestuurslichaam van een staatsbedrijf (al kennen we in Nederland geen staatsbedrijven)
Een bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie, bijvoorbeeld de NAVO, Verenigde Naties, Europese Commissie of Interpol

Op de website van de Belastingdienst vind je een compleet overzicht.

De directe familieleden en naaste geassocieerden van de PEP worden gezien als relatives and close associates (RCA). Deze personen vallen onder de PEP-definitie, ook al hebben ze geen openbare bekendheid. Een PEP blijft ten minste 12 maanden na de beëindiging van de functie als PEP gelden.

Waarom wordt bij een UBO met PEP-functie de herkomst van het vermogen opgevraagd?

Personen met een PEP-functie hebben een bijzondere positie in de maatschappij. Dat komt door de invloed die ze kunnen uitoefenen. Nu heeft Nederland een uitstekende reputatie op dit gebied. Toch brengen politically exposed persons een grotere kans op reputatieschade en corruptie met zich mee. We sluiten graag uit dat opbrengsten door omkoping en corruptie terechtkomen in het financiële stelsel. En we willen ook niet dat je organisatie wordt misbruikt door besmette gelden. Daarom doen we onderzoek doen naar de herkomst van het vermogen van personen met een PEP-functie.

Wat gebeurt er met de gegevens van mijn organisatie en werknemers?

We gaan zorgvuldig om met de gegevens van je organisatie en je werknemers. We verwerken je gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.

Soms schakelen we de hulp in van andere bedrijven, zoals postverzenders, drukkerijen en automatiseringsdienstverleners. In dat geval nemen we de vereiste contractuele maatregelen. Zo zorgen we ervoor dat je gegevens veilig en zorgvuldig worden verwerkt. Kan een mogelijke samenwerkingspartner dit niet garanderen? Dan gaan we daar geen samenwerking mee aan.

Daarnaast houdt de Rijksoverheid toezicht op financiële instellingen. Dit is geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft). De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voeren dit toezicht uit. Daarnaast spelen de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument en Mark (ACM) een rol. Deze autoriteiten mogen speciale onderzoeken uitvoeren bij financiële instellingen. Daarbij kunnen ze persoonsgegevens opvragen.

Goed om te weten: we delen je gegevens alleen vanuit een wettelijke verplichting met overheidsorganisaties als de Belastingdienst, AFM, DNB, AP en ACM. Zo controleren ze of we onze wettelijke plichten naleven, zoals het bestrijden en voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.

Meer weten? Lees ons privacystatement.

Hoe weet ik zeker dat jullie het zijn en dat het niet gaat om oplichting of phishing?

We snappen dat je voorzichtig bent. We nemen zowel via de mail, telefoon als post contact met je op. Daarbij gebruiken we begrippen als KYC (know your customer), klantonderzoek en CDD (customer due diligence). Niet gerustgesteld? Laat het weten, we helpen je graag verder. Bel 070 344 45 08 of stuur een mail naar service@aegonpensioen.nl.